ワークフロー自動化ツール（RPA）は、ビジネスプロセスの効率化、自動化、そして最適化を目的としたツールで、
これらのツールは日々の定型作業を自動で行うことで、作業の時間を削減しヒューマンエラーを減少させて生産性を向上させることができます。
本記事では代表的なワークフロー自動化ツールの活用例や、国内外の代表的なワークフローツールを紹介していきます。
ワークフロー自動化ツールの活用例
ここでは具体的に何が出来るのかわからない方に向けて、ワークフロー自動化ツールの活用例を５つ紹介していきます。
1. メールマーケティングの自動化
顧客がオンラインフォームを通じて登録した際に、自動的にその情報をメールマーケティングプラットフォームに転送し、ウェルカムメールを送信する自動化を行います。
このプロセスにより、即座に顧客エンゲージメントを高め、マーケティングの手間を削減できます。
2. ソーシャルメディアの投稿スケジューリング
ブログの新しい投稿を自動的に複数のソーシャルメディアプラットフォームに投稿する自動化を設定します。
これにより、オンラインでの視認性と一貫性を保ちつつ、手動での投稿作業を省略できます。
3. 顧客サポートのチケット処理
顧客からの問い合わせに含まれる特定のキーワードを自動で検出し、関連するサポートチームにチケットを割り当てる自動化を導入します。
このシステムにより、迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上に寄与します。
4. HR業務の自動化
従業員の勤怠情報を自動的に管理するシステムを利用して、出勤と退勤の記録を自動化します。
これにより、人事部の作業負担が軽減され、データの正確性が向上します。
5. 請求書処理の自動化
受信した請求書を自動的に会計ソフトウェアにアップロードし、支払いプロセスを開始する自動化を実装します。
これにより、請求書の処理速度が向上し、遅れることなく支払いが行えるようになります。
ワークフロー自動化ツールの一般的な設定方法
一般的なワークフロー自動化ツールは、連携させる部品毎でフローチャートのように繋ぎ合わせる事で処理の自動化が出来ます。
例えば下記の画像では
- 注文書作成フォームに入力があった時に
- エクセルの雛形から発注書・注文書を作成して
- メールで送付
の処理を自動化する設定をしています。
（引用：Yoom ｜エクセルの雛形から発注書・注文書を作成してメールで送付）
このように、自動化させたい目的がはっきりしている場合はかなり簡単に設定をすることが出来ます。
国内外のワークフロー自動化ツール
次に具体的にワークフロー自動化ツールにはどんなものがあり、
それぞれどんな特徴を持っているのかを紹介していきます。
Yoom
日本国内で開発されたYoomは日本国内向けに特化したツールで、主に国内の法令やビジネス環境に適合した連携が可能です。
（引用：Yoom）
一部の連携例は以下の通りです。
- Money Forward: 会計ソフトウェアとの連携で財務情報を自動同期。
- Chatwork: ビジネスコミュニケーションツールとの統合。
- Google Calendar: カレンダーと連動したスケジュール管理。
- Salesforce: 顧客情報の管理と同期。
- Microsoft Teams: コミュニケーションとタスク管理の自動化。
このように労務管理や請求書の処理、顧客管理など、従来の日本企業が直面する特有の問題に対応しているので、
Yoomを使用することで、日本の企業は効率的にビジネスプロセスを自動化し、コンプライアンスを確実に守ることができます。
また、よく使われる連携内容はテンプレートが用意されているので、目的まで最短で設定を済ませる事が出来ます。
Zapier
Zapierは、非常に人気のあるワークフロー自動化ツールで、2000以上の幅広いアプリケーションとの連携が可能で、ビジネスツール、ソーシャルメディアプラットフォーム、CRMシステムなど、2,000以上のアプリと連携できます。
(引用：zapier)
一例を挙げると、
- Gmail: メールの受信や送信をトリガーに自動化タスクを実行。
- Slack: メッセージの自動投稿や通知の管理。
- Salesforce: 顧客情報の同期やデータ更新。
- Google Sheets: スプレッドシートへのデータ自動入力や更新。
- Trello: カードの自動生成や更新を通じたプロジェクト管理の自動化。
などの処理を自動化する事が出来ます。
使用例としては、例えば「新しいメールがGmailに届いたら、自動的にその内容をSlackの特定のチャンネルに投稿する。」といった連携が可能です。
このように、Zapierは異なるアプリケーション間での「トリガー」と「アクション」を設定することによって、多岐にわたる自動化を実現します。
特に非技術者でも利用しやすいインターフェースを持つため、多くのビジネスユーザーに支持されています。
IFTTT
「If This Then That」の略であるIFTTTも、ユーザーが条件に基づいてカスタマイズされたアクションを自動実行できるツールです。
（引用：IFTTT）
IFTTTはビジネス関係をはじめ様々なツールやサービスとの連携も可能ですが、以下のような事が出来ます。
- Philips Hue: スマートライトの自動制御。
- Amazon Alexa: 音声コマンドを用いたスマートホームデバイスの操作。
- iOS Location: 位置情報を利用した自動化（例：自宅に近づいたら照明を点灯）。
- Twitter: 自動ツイートの投稿や特定のアクションに対する通知。
- Fitbit: アクティビティトラッカーからのデータを他のアプリケーションと連携。
このようにIFTTTは家庭内のIoTデバイスやスマートホームデバイスとの連携に特化している点が特徴で、たとえば「外出時にスマートフォンの位置情報が家から離れると自動で照明を消す」といったシナリオを実現できるので、個人の日常生活の自動化にも役立つツールです。
n8n
n8nはオープンソースのワークフロー自動化ツールで、ユーザーが自由にカスタマイズが可能です。
（引用：n8n）
デフォルトで用意されている主な機能としては以下のような連携が可能です。
- GitHub: プロジェクト管理との連携でコード変更を自動化。
- Discord: コミュニティ管理における自動メッセージ送信。
- Shopify: eコマースの注文管理を自動化。
- Telegram: メッセージングアプリとの連携で通知や情報配信を自動化。
- WordPress: コンテンツ管理システムとの連携で記事投稿を自動化。
n8nは他のサービスと同様に専用のクラウド上で動かせるだけでなく、オープンソースなので自社サーバー上に環境を構築して実行させる事が出来、
プログラマーはn8nのコードを自由に変更して独自の機能を追加することができます。
この自由度と拡張性の高さが、特に技術志向のユーザーやスタートアップ企業から高い評価を受けています。
このように、n8nは特定のニーズに合わせた複雑なワークフローの自動化が可能になります。
まとめ
これらのワークフロー自動化ツールは、さまざまな業種で利用されています。
マーケティング自動化、顧客サポート、HR業務、会計業務など、繰り返し行う必要のある作業を自動化することで、企業はリソースをより創造的な作業に振り向けることができます。
また、これらのツールはレポート生成やデータ分析作業を自動化することにより、意思決定の速度と精度を向上させます。
