勤怠管理をする際にタイムカード等、アナログな方法を利用する企業も多い中、
昨今ではDX化が進んできたことによってソフトウェアで管理する企業や、
その需要を満たすために勤怠管理機能を有するサービスを提供する企業も増えてきました。
この記事では、勤怠管理システムでは主に何が出来るのか、選ぶときに何に注意すると良いのかなどを解説していきます！
勤怠管理システムの代表的な機能
勤怠管理システムの代表的な機能は以下の通りです。
- 勤怠入力機能
出勤・退勤時刻や休憩時間など、勤務時間を入力する機能。 - 休暇管理機能
有給休暇や代休などの休暇情報を管理する機能。 - 勤務表管理機能
勤務表の作成や修正、確認する機能。 - 残業管理機能
残業時間を管理し、申請や承認する機能。 - 給与計算機能
勤務時間や残業時間、休暇情報などから給与を計算する機能。 - 労働時間管理機能
従業員の労働時間を管理し、労働時間の過剰な状況を防止する機能。
これらは勤怠管理システムの基本的な機能で、このほかにも様々な機能がありますが、
これを踏まえた上でどういった観点でシステムを選ぶ必要があるのかについて解説します。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際には、以下の点に注意して選ぶことが重要です。
1.企業の規模に合ったシステムを選ぶ。
企業の規模によって勤怠管理システムは得意な領域が違います。
企業の就業規則が複雑になるほどシステムはそれに合わせて複雑になるためです。
自社に適した勤怠管理システムを選ぶには、まず自社の企業規模に合わせて選ぶことが大切です。
例えば、従業員数が100人前後の中小企業は、特に複雑な就業規則ではない場合は汎用性の高い「CLOUZA」や「Touch On Time」などの実績豊富で使い勝手の良いシステムがおすすめです。
もし使い勝手を確かめたい場合は無料でも利用可能な「HRMOS勤怠管理」を試してみることもできます。
2.システムの導入・運用コストを把握する。
運用コストは多くのシステムで１IDにつき300円前後が多くなっていますが、安いもので100円から利用できるものもあります。
規模と利用したい機能を踏まえた上でどれくらいの費用がかかるのかを把握して検討するようにしましょう。
3.システムの利便性を確認する。
システムを導入する場合、そのシステムを利用する企業側はもちろん従業員・スタッフにとっても使いやすいものでない場合にシステムが上手く運用されない場合があります。
そういった状況を招かないためにも、複数のシステムを比較してユーザーが混乱しないようなシステムを選ぶようにしましょう。
4.カスタマイズが可能であるかを確認する。
小規模かつ承認作業が簡易的な企業であればシンプルな機能とUIのシステムを選ぶ事が導入のしやすさに繋がりますが、
従業員数が1,000人を超えるような大規模企業では、特別休暇や特殊な勤務形態・複雑な申請・承認フローなどの対応が必要となります。
汎用性の高いシステムでもある程度は対応可能ですが、より厳密に反映・運用したい場合はカスタマイズ可能なシステムを選ぶことがおすすめです。
以上の点を踏まえて、自社に最適な勤怠管理システムを選ぶことが重要です。
まとめ
勤怠管理システムには、勤怠入力機能、休暇管理機能、勤務表管理機能、残業管理機能、給与計算機能、労働時間管理機能がありますが、
勤怠管理システムを選ぶ際には、企業の規模、システムの導入・運用コスト、システムの利便性、カスタマーサポートの品質など、多くの点に注意する必要があります。
複数のシステムを管理画面や使い勝手も含めて比較し、しっかりと企業規模と就業規則に合わせたシステムを選んで頂ければ幸いです。
